Какво са електронните таблици? Защо са толкова разпространени във всеки аспект от ежедневната ни работа? Какво печелим и какво губим при използването им? Тези и още въпроси ще анализираме в следващите редове
Какво са “електронните таблици”? Термина идва от английската дума “Spreadsheet”. Има много продукти които влизат във категорията на Електронни таблици, но основния и най-разпространения от тях е Microsoft Excel, част от Microsoft Office пакета. Други такива програми са Google Spreadsheets, Open Office, Libre Offce и т.н. Електронните таблици са се наложили като най-разпространеният инструмент за въвеждане и обработване на информация и много бизнеси ги припознават като основен техен софтуерен продукт. Пропърти и Фасилити бранша не са изключение, като това е най-видимо в малкия и среден сегмент, където 90% от фирмите използват “електронните таблици” за водене и отчетност на взаимоотношенията с клиентите си и управление на имотите си.
Плюсове на елетронните таблици
Основната характеристика на тези програми е, че можеш лесно да вкарваш и да боравиш с числа и формули в таблична структура. Защо се разпространиха толкова в ежедневието на бизнеса? Нека да видим някои основни техни плюсовe:
- Широкообхватност – всеки път като отвориш нова таблица буквално започваш от нищото и моделираш данните – редовете, колоните, стойностите и формулите им по твое усмотрение, така че да отразят сметката и решението на задачата която си си поставил.
- Лесно се започва – отново подобна картинка – просто отваряш нов файл и започваш да пишеш числа и формули. Естествено лесното започване се получава, тогава когато започнеш от нулата, с нов файл. Ако трябва да отвориш съществуващ файл и да вникнеш в логиката на човека, който го е писал нещата ставато експоненциално по-сложни в зависимост от сложността на файла и логиката в него.
- Почти Безплатно е – ако използвате някоя от безплатните алтернативи, наистина е безплатно. Ако използвате продуктите на Microsoft не е съвсем безплатно, но в сравнение с един специализиран софтуер цената би била почти пренебрежима.
Тези основни характеристики правят електронните таблици широко разпространения и утвърден инструмент, който са в момента. За съжаление и точно тези характеристики правят и дългосрочната работа с електронните таблици по-рискова и по-неудобна в сравнение с други алтернативи.
Недостатъци на електронните таблици
В следващите редове ще опишем някои явни и не толкова явни недостатъци свързани с продължителното управление на имоти чрез електронни таблици. Като контраст на недостатъците предлагаме и решенията, такива каквито ние смятаме, че трябва да бъдат при един добре организиран инструмент.
- Няма утвърден стандарт на работа – структурата на данните и леснотата на работа с тях до голяма степен зависи от човека, който изгражда таблиците и формулите, неговото мислене, аналитичност, знания в сферата на управлението на сгради и познаване на инстумента – прогамата за електронната таблица.
Алтернатива: При проектирането на един добре структуриран софтуер начина и леснотата на работа на потребителите са от особено голямо значение. За различните дейности се проектират процеси, а всеки процес се прави така че да е максимално опростен, лесен за работа и интуитивен. Процесите от своя страна са взаимосвързани, така че да можеш да продължиш с един процес, само ако си приключил с предходния.
- Работи се с моментни данни – когато се смятат наемите или разпределят разходите за даден месец в повечето случаи електронната таблица се копира за текущия месец и стойностите в нея се коригират спрямо неговите специфики, съобразени с договорните клаузи на наемателите. Ако трябва да се направи справка за няколко месеца или дори за години назад, справката може да отнеме значително време и усилия.
Алтернатива: В специализирания софтуер за управление, след като веднъж сме създали данните – става тривиално лесно да отворим съответната справка, да изберем период и да открием точно тeзи даннни, от които имаме нужда. Бързината и леснотата на тези операции ни освобождават времеви и мисловен ресурс, който да насочим към по-ефективни дейности.
- Трудна проследимост – когато пишем числа в електронната таблица ние правим точно това – пишем числа. Ако имаме нужда да видим от къде идва това число и как се е формирало трябва да разгледаме подробно формулата, а ако няма формула, стойността става практически непроследима.
Алтернатива: Специализираният софтуер за управление на собственост ясно показва взаимовръзките между различните данни и всяка стойност може да се проследи откъде и как е възникнала, дали е импортирана от BMS или друга система или идва от данни, които сме въвели допълнително.
- Трудна автоматизация – електронните таблици дават възможност да се правят различни автоматизационни скриптове на езика Visual Basic. За съжаление, за да може човек да прави това трябва да има значителни познания по програмни езици и разработка на софтуер.
Алтернатива: Добре измисления и интуитивен софтуер не кара потребителя да повтаря еднообразни действия. Погледнато през призмата на управлението на сгради – потребителя може с няколко клика на мишката да разпредели разходите за месеца и да създаде всички фактури на наемателите.
- Трудна интеграция с външни системи – работейки с електронни таблици е доста по-трудоемко да свържеш данните, с които работиш с външни софтуерни системи.
Алтернатива: Добре създадения софтуер може да предложи доста точки на интеграция с други софтуерни системи. Пример за това може да бъде визуализиране на всички имоти/сгради на Google Maps карта или експортиране на фактурите в подходящ формат за прочитане от счетоводен софтуер, така че счетоводителите да не трябва да ги въвеждат на ръка. Друга точка на интеграция е импортирането на данни от BMS система за сградна автоматизация или прочитането на данните от фактурите на енергоразпределителните дружества и изчисляването на електроенергията на всеки ползвател на сградата.
- Повишен шанс за грешки – работейки с числата в електронната таблица шансът да се запише грешно число в кутийка или да се направи грешка при създаване или копиране на формула е доста голям. А намирането на грешката става почти невъзможно, тъй като в повечето случаи файла, с който работим съдържа само текущи данни на сградата – за текущия месец или тримесечие. Риска може тук варира от загуба на пари при неправилни изчисления до накъряване на репутацията на управляващата фирма, в случай на ощетяване на клиентите.
Алтернатива: Добре проектираният софтуер дава ясно дефинирани и стандартизирани процеси на работа, които драстично намаляват шанса за човешка грешка. Софтуера съдържа в себе си всички данни свързани с управлението на сградата, което позволява лесното проследяване на настъпилите промени, както и следенето на различни параметри на наетите помещения. По този начин се постига значително по-добра видимост на информацията.
- Съдържа само работни данни – при работа с електронни таблици начина на работа се свежда до това да въведеш числата свързани с наема и разходите по сграда за текущия месец, след което да изчислиш данните, нужни за счетоводството. При тези действия се работи само с оперативни данни и то разпокъсани на различни места. Ако искаме да видим обобщени данни свързани с даден договор за наем или дадено наемно помещение, било то исторически или бъдещи трябва да търсим и обединим данните от различни места, така че да изведем информацията, от която имаме нужда.
Алтернатива: В една логично подредена софтуерна система, след като въведем работните данни можем лесно да видим информацията, която тези данни ни дават във лесно смилаема и разбираема форма. Извличането на нужната ни информация свързана с даден договор за наем или наето помещение става тривиално лесно с няколко клика на мишката. Тази информация може да включва както работни данни и анализи, така и копия от договори, скици, снимки, гаранционни карти и друга разнообразна информация необходима за бързи справки и вземане на навременни решения.
- Трудности при работа на повече от един човек – когато работим с електронни таблици, наблюдаваме сериозни недостатъци по отношение на работата на повече от един човек с данните на една или повече сгради. За да се постигне това в повечето сручаи се прибягва до прехвърляне на файове от един компютър на друг и/или изпращането им по имейл, следене на различни версии на тези файове и т.н. Сложността и хаосът при работа се увеличават екпоненциално, а също така липсва и информация кой потребител какво е променил по файловете.
Алтернатива: Уеб базираните софтуерни решения, позволяват не само работата на няколко потребителя едновременно, но и независимостта на потребителите от мястото, на което се намират. Данните могат да се достъпват от мобилни устройства, таблети и компютри свързани с интернет, като своевременно може да се види и кой потребител с каква информация е работил последно.
- Липсват нотификации за важни събития или резултати от данните – при работата с електронните таблици много трудно може да се направи функция или алгоритъм, при който потребителите да бъдат известявани по един или друг начин за определени събития като приключването на даден договор за наем, просрочването на дадена фактура или други важни събития свързани с управлението на собствеността
Алтернатива: Добре организирания софтуер дава възможност на потребителите да се абонират за събитията, от които се интересуват, след което да бъдат известявани директно чрез имейл или sms при настъпване събитиеto.
Изводи
На пръв поглед работата с електронните таблици изглежда доста примамлив и дори логичен избор, когато започваме да се занимаваме с дадена дейност. При по-обстоен преглед на плюсовете и минусите на електронните таблици виждаме ясно, че те не са подходящи за дългосрочна работа. В крайна сметка електронните таблици вършат идеално това, за което са създадени – да смятат и калкулират крайни данни от въведени входни данни. Това обаче не е достатъчно за утвърждаване на устойчив вътрешен процес, който да гарантира прецизност, коректност и леснота на работа.
Уеб базираното специализирано решение за управление на собственост – bilid гарантирано ще повиши ефективността и автоматизацията на процеса на управление на собственността, като в същото време ще осигури спокойствие в натоварената работа на мениджърите.
